Cómo organizar una Boda (los 10 puntos clave)
El secreto para organizar una boda es tener una buena planeación. Es fundamental que los novios hagan un gran trabajo en equipo e inviertan muchas horas organizando cada uno de los temas para que el día de la boda salga todo perfecto.
A grandes rasgos, estos son los puntos principales de cómo organizar una boda. De aquí se van desprendiendo otros puntos más finos y detallados, pero este es un esbozo de lo más importante.
Los 10 puntos clave para organizar una boda
Antes de empezar a planear la boda, es imprescindible que los novios tengan una larga charla sobre las expectativas que cada uno tiene sobre la boda.
Cada uno debe expresar sus ideas y su forma de pensar respecto a puntos importantes como si quieren una boda grande o una boda íntima, sobre si desean casarse en un jardín o la temporada en la que les gustaría hacerlo.
Esto les dará las pautas que lo que necesitan para organizar una boda a su gusto, por eso entre más puntos hablen y entre más tiempo le dediquen a este punto, más coordinados estarán.
Eviten suponer lo que el otro quiere y siempre pregúntenselo, sobre todo antes de tomar decisiones.
1. Fija un presupuesto para organizar la boda
Los novios deben establecer los límites sobre el dinero que pueden gastar en todo el evento, y es recomendable llevar un registro de los gastos de la boda desde un principio. Toda la planeación de la boda dependerá de lo que decidan en este punto.
Define de lo que realmente pueden gastar en total. Cuánto puede aportar cada uno, cuánto la familia y de este estimado hacer un apartado para los gastos imprevistos.
Siempre mantengan sus números reales. No consideren dinero que «probablemente llegará» o que «tal vez les vayan a prestar» o que «mas adelante les van a regalar». Cuenten sólo con el dinero que ya es seguro.
Una vez definida la cantidad de dinero, entonces sigue decidir cómo se distribuye el presupuesto de la boda.
2. Define la fecha y el número aproximado de invitados
Antes de empezar a organizar la boda, es indispensable elegir la fecha del evento y tener un número aproximado de invitados, aunque éste se vaya modificando durante la planeación.
Es importante tener estos datos, para saber si los lugares tienen la fecha disponible y si cuentan con la capacidad para atender a todos tus invitados..
Entonces empieza a hacer cuanto antes la lista de invitados.
3. Aparta el lugar de la ceremonia y del banquete
Al momento de iniciar la planeación de la boda, lo primero que debes hacer es apartar la iglesia, el lugar del evento y el juez en caso de que la ceremonia civil se realice el mismo día.
Las fechas más solicitadas como los días de puente, se apartan hasta con un año de anticipación, así como los lugares de moda para los eventos.
4. Inicia los trámites con tiempo
Es muy importante que te fijes en los tiempos de entrega de cada documento tanto para el matrimonio civil y como el de la iglesia.
Los trámites de la iglesia se inician entre 6 y 3 meses antes de la boda. La pareja se debe informar muy bien sobre los requisitos y las fechas de entrega de los documentos. Toma nota de lo que debes considerar en los preparativos para la boda por la iglesia.
Los trámites legales para la boda civil se hacen unos días antes de la boda, pero lo mejor es estar informados desde antes para reunir con tiempo la documentación necesaria.
Para la boda civil y para la boda por la iglesia, deben asistir a cursos pre-matrimoniales. Así que si empiezan con sus trámites con mucho tiempo por delante, tendrán más opciones de fechas para asistir.
En cuestión de los trámites, no hay prórrogas. No hay pretextos. Deben entregar los papeles a tiempo o no se casan, así de drástico es el asunto. No dejen de darle la importancia que tiene.
También puedes leer acerca de los documentos necesarios para el trámite de presentación de los novios a la Iglesia y documentos que solicita el registro civil para celebrar un matrimonio.
5. Depura la lista de invitados
La lista de invitados irá cambiando en el transcurso de la organización porque se van agregando y quitando invitados de esta lista antes de enviar las invitaciones de boda. Haz una lista de invitados de amigos y familia, y lleva un registro del número exacto de personas que podrían asistir.
Este número aproximado es importante tenerlo desde el principio para hacer las cotizaciones con los proveedores basándose en la cantidad estimada de invitados.
Este punto muy complicado para los novios porque en algunos casos es difícil decidir a quién invitar a la boda y cómo hacer la lista de invitados, pero no es imposible, sólo establece reglas generales y empieza lo más pronto posible.
6. Busca el ajuar de la novia y el del novio
Algunas tiendas de vestidos de novia necesitan entre 3 y 6 meses para tener el vestido, por lo que es ideal empezar con la búsqueda al menos 6 meses antes de la boda, así tendrás más oportunidades de elegir lo que realmente te gusta y no sólo lo que está disponible por la premura del tiempo.
Para completar el ajuar de novia, necesitarás los accesorios que complementan el look de la novia y no te olvides de incluir algo nuevo, algo viejo, algo azul y algo prestado.
En cuanto al vestido de novia, también puedes leer:
- Los 5 factores que influyen para elegir tu vestido de novia
- 10 Tips para la búsqueda de tu vestido
- Tu vestido y tu silueta
- Guía para elegir el velo de novia
- Guía de escotes para el vestido de novia
- Los accesorios del novio
7. Escoge padrinos, damas de honor y pajes
A las personas que se elijas como padrinos de boda, damas de honor y pajes debes invitarlos con la anticipación suficiente para que ellos revisen si les será posible asistir, y en caso de que no, cuentes con tiempo para invitar a alguien más.
También es importante avisarles oportunamente para que contemplen comprar atuendos más formales si van a participar en el ritual del matrimonio.
8. Decide el tema, decoración y colores de la boda
Otro detalle importante es definir la tendencia que te gustaría en la decoración de la boda, así como una paleta de colores. Tal vez desees incorporar ideas para boda estilo rústico en un ambiente romántico con iluminación a las velas, o todo muy moderno con la última tecnología en la pista de baile y leds iluminando toda la fiesta.
Es importante tener este claro para las cotizaciones que se vas a solicitar.
9. Selecciona los proveedores
Es punto es de suma importancia. La elección de los proveedores adecuados hará que tu evento salga tal como quieres.
Tendrás que elegir a los proveedores que compartan la misma visión que tú, que se adapten a tu presupuesto y que te guste su portafolio de trabajo.
Es conveniente que los novios se aseguren que los proveedores han entendido perfectamente sus ideas, para evitar malos entendidos y sorpresas de última hora en el precio y en lo que ofrecerán el día de la boda.
También es fundamental firmar contratos con cada uno de ellos y asegurarse que son proveedores reconocidos.
10. Planea la logística del evento
Finalmente, organiza cómo sucederá todo el día de la boda, es decir, haz el programa de la boda.
Determina los tiempos de cada actividad: qué quieres que pase primero, qué después y qué al final. Establece el tiempo de la cena, a qué hora empieza el baile, a qué hora las fotos familiares, a qué hora pasan el video de los novios, a qué hora quieren los fuegos artificiales.
Imagínate todo el desarrollo de la boda y planea los tiempos, porque sólo tienen de 5 a 7 horas para que suceda todo.
Para planear esto te recomiendo que te asesores con expertos.
Por ejemplo, respecto a la hora de la comida, los encargados del catering te darán mejor información sobre el tiempo que les tomará para servir y cuánto se tardarán los invitados en comer; el fotógrafo te puede sugerir la mejor hora para las fotos con la puesta de sol o con los invitados.
Y ya sea que tengas wedding planner o no, hay tareas que deben delegar porque no tendrán cabeza para pensar en ellas el día de la boda. Contempla quién te llevará la maleta de la luna de miel, o quien cargará el kit de emergencia de la novia.
Si no tendrás wedding planner, entonces delega todo. Que alguien se encargue de los pagos a los proveedores, otro que esté checando los tiempos de la fiesta, otro que siente a los invitados, y así, de tal manera que el único pendiente que los novios tengan el día de la boda sea disfrutar.
¿Cuándo es el mejor momento para empezar a organizar la boda?
Lo recomendable es hacerlo al momento de recibir el anillo de compromiso o inmediatamente después de haber hecho la pedida de mano con los papás, considerando un tiempo aproximado de un año para la planeación de la boda.
Cuanto antes se inicie a organizar la boda es mejor, porque una buena planeación:
- Evitará prisas por imprevistos el día de su boda
- Hará que sus recursos rindan al máximo
- Prevendrá que se salgan de su presupuesto
- Les dará mayor seguridad
Cuanto antes empieces, tendrás más oportunidades de apartar con los mejores proveedores.
¿Qué se necesita para organizar una boda?
Necesitas total comunicación con tu pareja, inspiración previa para saber lo que quieres y tomar las decisiones más adecuadas en cada uno de los principales puntos anteriores.
Para lograrlo, apóyate en algunas de las tantas las herramientas que ahora están disponibles, con ellas será más fácil llevar un registro de tus ideas, propuestas, gastos, etc., y tendrás una guía para darle seguimiento a todo lo que tienes por hacer: checklists, listas de pendientes, citas, lista de invitados…
Considera estos 5 grandes aliados para planear tu boda.
Siempre ten presente que cuidar cada detalle es importante, desde elegir la fecha y el lugar hasta el sabor del pastel, porque tendrán resonancia en la forma en que luzca tu evento.
Guarda esta lista sencilla con los pasos para organizar una boda:
