En una boda con más de 50 invitados, es importante planear anticipadamente el acomodo de los invitados en las mesas, es decir, hacer la asignación de mesas o el seating plan.
El seating plan de la boda es un diagrama útil para organizar quién se sentará en cada mesa. Su objetivo es planear la distribución de los invitados y de las mesas en el lugar del evento.
De esta manera, se asegura que los invitados estén con personas afines, se evita la desorganización de lugares y asientos vacíos, entre otras ventajas que puedes leer en 10 Razones por las que conviene planear el acomodo de los invitados.
Los siguientes puntos te guiarán paso a paso para que tu seating plan de la boda sea un éxito.
1. Empieza con la lista de invitados
El primer paso es hacer la lista de invitados.
Resultará muy útil si desde el principio se hace por categorías. Se puede empezar por grupos generales, por ejemplo: familia de él, familia de ella, amigos de él, amigos de ella…
2. Decide el tipo de mesas
Para hacer el seating plan, es fundamental elegir primero el tipo de mesa, porque dependiendo de la forma y el tamaño de cada mesa, es la cantidad de comensales que caben. Pueden sentarse de 6, 8, 10 o 12 invitados por mesa.
Las mesas pueden ser redondas, cuadradas o rectangulares alargadas.
Algunos recomiendan las mesas redondas para que los invitados tengan mayor interacción, pero dependerá de qué tan grande es la mesa, cuanto espacio se dejará entre cada comensal para que no choquen sus codos, etcétera.
Un punto importante es hacer la correcta distribución de las mesas en el lugar del evento, así evitarás entorpecimientos, por ejemplo que una silla choque con la de atrás cuando la persona se levante y recorra la suya.
Una vez que tengas el número final de mesas, entonces empieza a repartir entre ellas a los invitados.
Para esta tarea, puedes auxiliarte con las personas encargadas del lugar del evento o con el wedding planner. Ellos te darán sugerencias acerca del acomodo conveniente, la cantidad de mesas y la forma, incluso es probable que ellos ya tengan resuelto cómo será la distribución de las mesas.
3. Categoriza a los invitados
Separa a los invitados en categorías. Éstas son algunas sugerencias para la lista de invitados, pero tú puedes crear tus propias categorías.
Lo ideal es que los integrantes de cada mesa pertenezcan a la misma categoría. De esta manera es más probable que se conozcan y que estén cómodos sentándose juntos.
4. Acomoda a los invitados en las mesas
Para la asignación de las mesas de la boda, puedes designar únicamente quiénes se sentaran la mesa y que cada quien escoja su asiento (que es lo más práctico) o puedes especificar en qué silla se va a sentar cada invitado.
Considera lo siguiente:
- Asegúrate de que los invitados de la mesa se lleven bien, y mejor aún si son amigos y/o conocidos entre sí.
- Evita mezclar grupos para tratar de que socialicen. Los invitados pueden sentirse incómodos si comparten mesa con alguien desconocido.
- Procura acomodar a los invitados siguiendo sus afinidades.
- Considera una mesa para los niños. Si asistirán niños a la boda, considera una mesa para los niños grandes y a los niños muy pequeños acomódalos en la mesa de sus papás.
- Procura nivelar la cantidad de mujeres y hombres por mesa. Por ejemplo, si tienes un grupo de amigas, puedes acomodarlas con un grupo de amigos, en vez de hacer una mesa sólo de mujeres.
- Confirma si es apropiada la ubicación de los amigos de los padres. Si los invitados son amigos de los papás, confirma con ellos si está bien la ubicación que pensaste o pregúntales en qué mesa creen que estarán mejor.
- Reserva los mejores lugares para la familia y amigos. Considera los lugares más cercanos a la pista y a la mesa de los novios, para los familiares y amigos más más allegados.
- Contempla lugares extra para invitados de último momento.
5. Organiza la información en un diagrama
Para tu organización interna, puedes planear el acomodo de los invitados con listas (haciendo un listado por mesa) o puedes hacerlo de manera gráfica con diagramas.
Para hacerlos, puedes utilizar las herramientas que te ofrecen múltiples apps, webs o puedes hacerlo manualmente.
Si deseas tener el esquema en físico, está la idea de Something Turquoise de hacer el diagrama con las mesas dibujadas en un tablero rígido y utilizando post-its.
O puedes tener mayor flexibilidad utilizando tarjetas sueltas, por si más adelante necesitas cambiar la distribución. Para hacerlo, sólo necesitas tarjetas de cartulina u hojas, pluma y post-its. Lo conveniente de usar post-its es la facilidad de pegarlos y despegarlos según necesites ir acomodando a las personas.
Una vez que tengas definido el seating plan, tómale una foto o pasa la información a tu agenda de la boda.
Puedes consultar más información para organizar la boda:
– Cómo organizar una boda
– Preparativos para la boda por la iglesia
– 10 Ideas de recuerdos para boda
– Lleva un registro de los gastos de la boda
