Hacer la lista de invitados puede suponerse fácil: invitar a los familiares, a los amigos más cercanos, tal vez algunos compañeros de trabajo… Pero cuando se trata de tu boda, es muy difícil ajustarse a un determinado número de invitados que los acompañarán ese gran día.
Así que lo que al principio parecía fácil (escribir nombres en una lista), se vuelve más complicado por estos dos puntos: primero, el número de invitados estará sujeto al presupuesto, de lo contrario tu presupuesto se disparará por los cielos y segundo, debes hacer muchos recortes en tu lista, porque lo más probable es que no te sea posible invitar a todas las personas que te gustaría que te acompañaran.
Hacer la lista de invitados es la tarea a la que la mayoría de los novios se refieren como un “quebradero de cabeza”.
Así que lo mejor es desde el principio definir los criterios para invitar y llevar un orden de la lista, incluso separando a los invitados en grupos, ésto de paso servirá para cuando se llegue al punto de la asignación de mesas.
¿Cómo hacer la lista de invitados para la boda?
Para hacer la lista de invitados de la boda, primero debes definir un aproximado de invitados que se podrían costear, después es recomendable hacer una lista ideal con todos los nombres que quieres incluir y en ésta ir haciendo los recortes en caso de ser necesarios. Puedes hacerlo paso a paso de la siguiente manera:
1. Platica sobre los criterios generales de la boda
Aquí es por dónde deben empezar. Los novios se deben poner de acuerdo en qué tan grande o que tan pequeño quieren su evento, determinar su presupuesto de la boda y el número aproximado de invitados que se podrían invitar.
Platiquen y pongan sus reglas acerca de los invitados de «compromiso», de invitar los amigos de los padres o a los parientes lejanos.
2. Haz una lista ideal y ajústala
Cada novio haga una lista con todas las personas que les gustaría invitar. Esta larga lista de invitados les servirá para tener un panorama general de quienes su presencia es totalmente indispensable y de quienes pueden prescindir en caso de tener que recortar la lista.
Si la lista de invitados ideal quedó muy larga y consideran que deben recortarla, hagan una nueva empezando por las personas que por nada del mundo pueden faltar. Si algún invitado cancela su asistencia a la boda, siempre puedes volver a revisar la lista ideal e invitar a quien no tenía lugar.
3. Agrupa a los invitados por categorías
Agrupa a los invitados según de donde los conozcan: si es familia, del trabajo, amigos, etc. Tener un orden desde el principio te facilitará después la tarea de la asignación de mesas.
4. Personaliza la lista de invitados
La lista la puedes personalizar con las columnas que necesites. Agrega el espacio para colocar la cantidad de acompañantes, su teléfono, palomear la confirmación de su asistencia, el número de mesa que le corresponderá… lo que sea más práctico para ti, sólo no satures tu lista de invitados con columnas de datos que no necesitarás.
5. Trabaja una sola lista
Cada novio puede tener su lista de invitados para después sincronizarlas en una sola lista, pero no repitas tu lista varias veces. Si tienes una lista en la computadora de tu oficina, otra en tu celular y otra en tu libreta de notas, será muy difícil llevar un control de las actualizaciones que vayas haciendo.
¿Es mejor hacer la lista de invitados en papel o digital?
Muchos recomiendan hacer la lista de invitados en un documento de Excel o en google docs, pero es más práctico hacer la lista en papel, para que la lleves contigo a todos lados y puedas trabajar en ella en cualquier rato libre que tengas.
Pero si eres una novia que se la pasa con el móvil en la mano y que siempre tiene acceso a internet, puedes apoyarte con alguna aplicación en línea para llevar el control de la lista de invitados.
¿A quién invitar a la boda?
Las personas más importantes para los novios obviamente serán los primeros en estar contemplados en la lista.
La duda de a quién invitar a la boda surge con los otros invitados no tan allegados… ¿qué criterios seguir para invitar a los demás?
Si tienes dudas si debes o no invitar a cierta persona, estas sugerencias que pueden influir en tu decisión:
Invítalo por alguna de estas razones:
- Si es importante su presencia en tu boda
- Si te invitó o invitará a su boda
- Si hace buen ambiente y hará la fiesta más divertida
- O si es de aquellas personas que si no la invitas es capaz de armar un drama mundial.
No lo invites:
- Si no han hablado en el último año
- Si no te cae bien,
- Si no es cercano a ti o a tu pareja,
- Si no es familiar, ni amigo, ni compañero de trabajo ni existe un compromiso de por medio.
También debes definir si invitarán niños. Si los novios deciden que no quieren niños en la fiesta, entonces deben aplicar la regla para todos los invitados.
Comparte con tus invitados ¿Cómo ser el invitado perfecto? (10 tips para no regarla).
Otros tips para tu lista de invitados
- No comenten de la boda con los que no están seguros que podrán ser invitados. Esto lo deben tener muy presente la novia y el novio. Si se encuentran con algún conocido que no están seguros si será invitado, es mejor no hacer comentarios como “nos casamos tal día, luego te mando la invitación”. Puede pasar que no le manden la invitación y queden mal, o puede ser que los novios se vean en aprietos para cumplirle al invitado.
- Envíen las invitaciones con tiempo. Las invitaciones de la boda se deben enviar a los invitados de 6 a 4 semanas antes de la boda. Debes dar el tiempo oportuno para que los invitados agenden la fecha y se prevengan con los gastos que pudieran tener para asistir a la boda, sobre todo si deben viajar.
- Asegúrate de confirmar su asistencia después de enviar las invitaciones. Entre más pronto envíes las invitaciones, más pronto podrás confirmar su asistencia, y si hay cancelaciones, te dará suficiente tiempo para invitar a alguien más sin que parezca que estas invitando de última hora porque te sobraron lugares.
- 10-15% de los invitados faltará pero también corres el riesgo de tener invitados extra no considerados.
La lista de invitados es de los primeros puntos que se deben resolver al organizar una boda, porque es fundamental saber a quiénes van a invitar para tener el número aproximado de invitados, y en base a este número buscar las opciones de lugares y proveedores que se pueden ajustar al presupuesto.
